Soft Systems Methodology

Här har ni en sammanfattning av vad SSM är för någonting.

SSM skapades av Peter Checkland under 60-talet när han arbetade på det brittiska Lancaster universitetet. När han försökte applicera dåtidens systemtänkande (SE/SA) på problemområden så som företagsmanagement insåg Checkland och hans kollegor snabbt att det inte var möjligt. SE/SA fungerade inte för ostrukturerade och multifacetterade problem med många mänskliga variabler. Systems Engineering kräver nästan att man känner till problemet och systemet är tydligt avgränsat. Men i de fall som gruppen arbetade med insåg de att det var svårt att ge det undersökta systemet tydliga gränser och hitta en tydlig uppgift som systemet skulle arbeta med. De fick lov att acceptera att i mänskliga situationer så strävar olika individer efter olika saker

De började skissa på en helt ny metodologi där de baserade sitt arbete på aktionsforskning, vilket innebär att istället för att endast undersöka och se på problemet utifrån, så ger personen som undersöker organisationen sig själv in arbetet och försöker åstadkomma en förändring eller förbättring rent praktiskt, för att lära sig hur det fungerar. De ansåg att på ett högre plan så var varje situation de hittade sig själv i en mänsklig situation, där varje individ försöker agera på ett sätt som är meningsfullt för dem själva.

Efter att ha under en tid använt SSM i praktiken så kom Checkland fram till att de sju steg som då ingick i SSM sällan följdes och bestämde sig då för att göra metodologin flexiblare och mer generaliserad. Checkland såg att det fanns fler faktorer än bara de logiska, t.ex. saker som företagskultur och politik, som kunde ha inverkan på verksamheten. Till slut så kom de fram till det SSM som förespråkas idag..

De fyra faser som SSM idag består av heter följande på engelska: Finding out, Modelling, Comparison and Debate, Take action. Fritt översatt till svenska betyder de: Ta reda på, modellera, jämför och debattera, ta aktion.

Den första fasen i SSM, Finding out, delas upp i två delar, en logisk analys och en kulturell analys. I och med att tyngdpunkten i SSM är den mänskliga faktorn så ligger tyngdpunkten här på den kulturella analysen. Den kulturella analysen kan delas upp i ännu mindre delar, nämligen en rollanalys, en social analys och en politisk analys. Kallas även för analys ett, analys två och analys tre.

I analys ett så undersöks alla de roller som finns i situationen. Att känna till vem/vilka som är klienter, problemägare och problemlösare är mycket relevant i arbetet längre fram. Klienterna är de som satt igång det hela, de som varit missnöjda med hur saker och ting varit tidigare. Problemlösare är de människor som ska förbättra situationen, det är problemlösarna som är drivkraften i projektet. Och slutligen, problemlösarna är de som måste intervjuas för att få en så bra bild av problemsituationen som möjligt. Det är problemlösarna som avgör vilka som är problemägarna .

Analys två och tre hanterar de mer outtalade aspekterna som berör problemsituationen, det kan vara normer, värderingar, sociala roller och politiskt klimat. Svårigheter kan uppstå i sökandet efter information om detta, då det är oftast mycket svårt för människor att sätta ord på saker som normer och värderingar, ibland känner individerna inte ens till vad de har för normer och värderingar. Det innebär att det inte går att fråga människor om dessa saker, personen som analyserar tvingas helt enkelt observera situationen och försöka reda ut själv vilka roller, normer och värderingar som finns i problemsituationen.

Efter att både den kulturella och logiska analysen slutförts så tas det fram en bild på situationen, en sk. rik bild. Att rita bilder för att förtydliga de olika element som finns i en mänsklig situation är något som varit karakteristiskt för SSM sedan första början. Checkland menar att bilder är bra för att förtydliga att problemsituationen är en helhet och inte endast en mängd delar. Dessa rika bilder är ovärderliga för att ha som grund vid en diskussion.

När den rika bilden av situationen är färdig, så är det dags att börja modellera, dvs. fas två. Det finns 3 olika verktyg som kan användas vid modelleringsarbetet: CATWOE, rotdefinition och en konceptuell modell.

CATWOE står för Customers, Actors, Transformation, Weltanschauung, Owner, Enviromental constraints. Weltanschauung är den världsuppfattning som gör transformationen meningsfull. Vid Transformation fasen bör man tänka på 3E modellen som består av tre relevanta kriterier, nämligen Efficacy, Efficiency och Effectiveness.

Rotdefinition är en förkortad beskrivning av de grundläggande aspekterna hos systemet. Den konceptuella modellen består av det minimum av aktiviteter som behövs för att utföra den transformation som organisationen vill åstadkomma.

PQR är en översiktlig beskrivning. P står för vad ett system skall göra, Q hur det skall göras och R varför det skall göras.

Genom att jämföra modellerna med verkligheten så är det möjligt att vid en diskussion få fram deltagarnas motsatta åsikter på ett sätt som annars inte vore möjlig. I denna fas är det du som analytiker som låter alla intressenter diskutera med varandra och det du gör är bara att agera mötesledare, medlare och stöttepelare för intressenterna.

Checkland har definierat fyra tekniker för hur modellerna kan jämföras mot verkligheten, nämligen question definition, scenario construction, general discussion och model overlay. Den vanligaste tekniken är Question definition där alla aktiviteter i modellen jämförs med verkligheten för att se om de stämmer överens, och om man ska vidareutveckla dem. I Scenario construction så skapas olika scenarion utifrån tidigare händelser och applicerar dessa mot modellerna. General discussion är som det låter, helt vanlig generell och informell diskussion som kan förbättra jämförelserna. I model overlay så skapas en modell över verkligheten och läggs över den gamla modellen för att se hur väl dessa två stämmer överens. I det stora hela så går denna fas ut på att skapa debatt mellan alla intressenter och i slutändan komma fram till ett resultat alla är mer eller mindre nöjda med.

Till sist så har man kommit fram till den sista fasen, då de förändringar/förbättringar som parterna kommit överrens om genomförs. Arbetet ska dock inte ses som slutfört här, implementationen kan medföra nya komplexa problem. SSM är snarare en kontinuerlig process utan slut, än en punktlista med en tydlig början och ett tydligt slut.

Lästips: Checkland, P. (2000). Soft systems methodology: A 30-year retrospective. Systems Research and Behavioral Science 17 (S1): S11-S58.

Tack till Johan Jonsson för vissa bitar av texten.